Privacy statement
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Het totstandbrengen en uitvoeren van je donateurschap of gift
Wij leggen gegevens vast indien je met ons in contact treedt of financieel bijdraagt aan onze doelstellingen als donateur, vrijwilliger, organisatie, belangstellende of deelnemer aan één van onze acties of evenementen. Alleen relevante gegevens worden vastgelegd, bijvoorbeeld: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot de transacties en deelname gegevens. Bij deze verwerking is er sprake van een overeenkomst tussen giftgever en ons.
Het informeren over activiteiten
Wij houden onze donateurs, giftgevers, vrijwilligers en andere geïnteresseerden op de hoogte van onze activiteiten via telefoon, e-mail en post hierbij kunnen wij je ook om je (financiële) steun vragen. Gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden hiervoor vastgelegd. Bij deze verwerking is er sprake van toestemming of gerechtvaardigd marketingbelang. Een gerechtvaardigd marketingbelang is alleen van toepassing als een verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om onze activiteiten uit te voeren. Wanneer je hier geen prijs op stelt kun je je vanuit elke e-mail of in elk telefoongesprek afmelden. Uiteraard kun je je ook afmelden via de contactgegevens onder ''Jouw rechten''.
Het versturen van informatiebrochures en andere schriftelijke informatie
Via ons kun je folders aanvragen over nieraandoeningen, medicijngebruik, en ook een magazine over nalaten of digitale receptenboekjes. Door je naam, adresgegevens en e-mail aan ons door te geven kunnen wij deze brochures per post of per mail toesturen. Voor deze verwerking moet er toestemming gegeven worden door de folderaanvrager.
Het optimaliseren van de website en e-mail
Om de inhoud van onze e-mails te optimaliseren kunnen wij open- en clickratio van onze e-mails op individueel niveau bekijken en vastleggen. Dit doen wij om onze berichtgeving zo interessant mogelijk te houden voor onze lezers. Op onze website plaatsen wij cookies om onze website te optimaliseren en om je gerichte content aan te bieden. Zie voor meer informatie ons cookie statement. Bij deze verwerking is er sprake van toestemming indien de websitebezoeker de cookies accepteert.
Het verbeteren van onze dienstverlening
Wij gebruiken het e-mailadres van onze donateurs en relaties in bepaalde gevallen voor onderzoek om onze dienstverlening te verbeteren. Indien je aangemeld bent voor ons panel kun je voor extra onderzoeken benaderd worden. Bij deze verwerking is er sprake van een gerechtvaardigd marketingbelang. Een gerechtvaardigd marketingbelang is alleen van toepassing als een verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om onze activiteiten uit te voeren.
Het verstrekken van individuele subsidies
Wij leggen gegevens vast voor het verstrekken van subsidies aan nierpatiënten. Om deze doeleinden te kunnen verwezenlijken vragen wij gezondheidsgegevens uit. Voor de verwerking van deze gegevens voor bovenstaande doeleinden dien je ons uitdrukkelijke toestemming te geven.
Receptenboekjes via Facebook
Je kunt receptenboekjes bestellen door je gegevens in te vullen op het Facebook formulier. We gebruiken je telefoonnummer om je te benaderen om de Nierstichting te steunen. Je (e-mail)adresgegevens gebruiken we om je te informeren en om je steun te vragen. Indien je geen prijs stelt op deze communicatie, kun je je hier uiteraard voor afmelden. Onder ‘Jouw rechten’ lees je meer over op welke manieren je je kunt afmelden.
Social media advertentie-mogelijkheden
Om aan jou gerichte posts of advertenties te tonen kunnen wij gebruikmaken van de mogelijkheden die sociale media-platforms bieden om via hen te adverteren, zoals Facebook custom audiences. Nierstichting maakt een custom audience aan door e-mailadressen van haar leden/donateurs te uploaden in een advertising-tool. Deze groep kan vervolgens worden gekoppeld aan of uitgesloten voor een specifieke campagne. We gebruiken de Facebook-pixel om de effectiviteit van onze advertenties te meten. Bij deze verwerking is er sprake van toestemming.
Via de privacy instellingen van het social media kanaal kun je je afmelden voor advertenties of je voorkeuren wijzigen.
Analyse achterban
Nierstichting analyseert en combineert (persoons)gegevens uit onze eigen database en de website, af en toe aangevuld met informatie uit openbare bronnen. Nierstichting gebruikt de analyses voor de volgende doeleinden:
- het inzichtelijk maken en beter begrijpen van onze achterban
- het zo goed mogelijk afstemmen van onze aanpak, campagnes en acties op onze achterban
- het gericht informeren over andere campagnes en acties van de Nierstichting
- het benaderen of uitsluiten van specifieke doelgroepen op sociale media zoals Facebook
Nierstichting maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Informatieverwerking persoonsgegevens MIDAS
Dankzij inkomsten uit onder andere donaties, de collecte en nalatenschappen kan de Nierstichting projecten financieren die bijdragen aan een beter leven voor nierpatiënten en betere preventie van nierziekten. Bij een subsidieaanvraag in ons subsidiebeheersysteem MIDAS vragen wij persoonsgegevens uit.
Bij registratie in MIDAS vragen wij voornaam, achternaam en e-mailadres uit om een persoonlijk account aan te maken. We vragen tevens een wachtwoord aan te maken.
Het aanvragen van subsidie
Voor de aanvraag van een subsidie vanuit een MIDAS account vragen wij de volgende gegevens uit.
Naam; adres en plaats organisatie; telefoonnummer; e-mailadres; geslacht; projectrelevante opleiding en arbeidsverleden/carrière; bankgegevens in geval van persoonlijke betaling; werkgever; expertise, professie en titulatuur; projectgegevens en correspondenten; inhoudelijke gegevens over voortgang en resultaten project; elektronische handtekening.
Deze gegevens zijn nodig om de aanvraag voor een subsidie in behandeling te nemen; te beoordelen of het project in aanmerking komt voor een subsidie; de projectleider te informeren over het aanvraag- en beoordelingstraject; indien de subsidie is toegewezen om de subsidie uit te keren; het uitvoeren van analyses; projecten en resultaten te beoordelen; voor het voeren van onze (financiële) administratie.
Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens om, en houden ons daarbij aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Bewaartermijn gegevens projecten, projectleiders en onderzoekers
Subsidieprojecten kennen een lange looptijd; deze kan oplopen tot 10 jaar. Daarnaast willen wij de voortgang monitoren van meerdere projecten over een langere termijn; bijvoorbeeld 3 projecten achter elkaar. We bewaren gegevens tot 10 jaar na de laatste activiteit rondom een project.
Het beoordelen van projecten via referenten
Nierstichting maakt gebruik van referenten om projecten te beoordelen. Om de inzet van deze referenten efficiënt in te zetten en om referenten ook in de toekomst te kunnen benaderen, slaan wij gegevens op in onze database. Het gaat om: naam, adres en woonplaats; e-mailadres; geslacht; expertise; werkgever.
Referenten geven toestemming voor het gebruik van hun gegevens voor bovenstaand doeleinde.
Bewaartermijnen gegevens referenten
Gegevens van referenten worden bewaard tot 10 jaar na de laatste uitnodiging om een project of voortgangs-/eindverslag te beoordelen. Dit doen wij omdat het relevant is om bij een project terug te kunnen kijken wie als referent heeft opgetreden. Daarnaast willen we referenten opnieuw kunnen aanschrijven voor de beoordeling van een eindverslag, dat soms tot 10 jaar na indiening kan plaatsvinden. Uiteraard kan een referent verzoeken om niet meer benaderd te worden of om de gegevens te laten verwijderen uit de database, zoals onderstaand omschreven.
Voor Werving & Selectie
De Nierstichting gebruikt de persoonsgegevens van haar sollicitanten in het kader van het werving- en selectieproces om de geschiktheid van de kandidaten te kunnen beoordelen. De persoonsgegevens worden rechtstreeks verkregen van de sollicitanten en (met toestemming) via opgegeven referenties.
Wij verzamelen van onze sollicitanten: naam, adres en woonplaatsgegevens, telefoonnummer en e-mailadres, geboortedatum, geslacht, referenties, motivatiebrief en CV (eventueel met foto) en overige gegevens die de sollicitant verstrekt ten behoeve van de sollicitatie en die relevant zijn voor de selectie. Afhankelijk van de functie kunnen er tijdens de sollicitatieprocedure aanvullende informatie en persoonsgegevens door de Nierstichting worden opgevraagd, indien dit bijdraagt aan de beoordeling van de geschiktheid voor de werkzaamheden.
Bewaartermijn gegevens sollicitanten
De Nierstichting bewaart de persoonsgegevens van afgewezen sollicitanten maximaal 4 weken na sluiting van de sollicitatieprocedure. Met toestemming van de sollicitant kan de Nierstichting de persoonsgegevens nog één jaar langer bewaren, voor het geval er in dat jaar een passende functie vrijkomt. Indien de sollicitant in dienst treedt bij de Nierstichting, worden bepaalde gegevens langer bewaard. Sollicitanten kunnen op ieder moment een verzoek indienen om sollicitatiegegevens te laten verwijderen of ze in te zien.
Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens via verschillende formulieren op de website van nierstichting.nl en onze actiewebsites wanneer je donateur wordt of een gift doet, doorgeeft dat je ons opneemt in je nalatenschap of deelneemt aan één van onze acties of evenementen kunnen wij je persoonsgegevens vragen. Dit doen wij ook als je je registreert voor het ontvangen van de (e-mail) nieuwsbrief, informatie opvraagt, informeert naar onze activiteiten, een vraag stelt of reageert op onze website. Soms worden persoonsgegevens door Nierstichting gevalideerd of gecombineerd met informatie afkomstig uit externe bronnen, bijvoorbeeld door openbare bronnen te raadplegen en/of door het verrijken van gegevens via derden, zoals EDM. Zo houden wij onze database up-to-date.
Hoe beveiligen wij gegevens?
Voor de bescherming van je persoonsgegevens heeft de Nierstichting fysieke, technische en organisatorische maatregelen getroffen. Nierstichting maakt gebruik van een beveiligde server die uitsluitend toegankelijk is voor personen die daartoe bevoegd zijn. Eventuele gegevens die je op onze online formulieren invult worden versleuteld verzonden. Gegevens van donateurs, vrijwilligers, organisaties, belangstellenden of evenement/actie deelnemers worden in beveiligde systemen opgeslagen.
Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in dit privacy statement genoemde doeleinden te bereiken.
Inschakelen van derden
Wij schakelen bij de uitvoering van haar dienstverlening derden in. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van hun diensten persoonsgegevens verwerken, doen zij dit in hoedanigheid van verwerker. Al onze verwerkers worden verplicht om jouw persoonsgegevens te beschermen en verwerken jouw persoonsgegevens in EU-lidstaten of er zijn passende waarborgen van toepassing (Adequaatheidsbesluit, Standard Contractual Clauses of Binding Corporate Rules) wanneer er sprake is van een doorgifte van gegevens buiten de EU. Bijzondere persoonsgegevens worden niet buiten de EU verwerkt. Met al onze verwerkers sluiten wij overeenkomsten waarin wij dit expliciet opnemen.
- Het versturen van e-mails naar onze donateurs en vrijwilligers of achterban met e-mailadres gebeurt zoveel mogelijk intern, echter we kunnen soms ook gebruik maken van e-mailmarketing bureaus.
- Telemarketingbureaus en direct dialogue (straatwerving) bureaus ontvangen en of verwerken persoonlijke gegevens van donateurs en vrijwilligers.
- De drukkerij verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn om drukwerk, zoals ons nalatenmagazine Voortleven, ons relatiemagazine, ons jaarverslag en/of andere direct mailings te versturen.
- Donaties via iDeal en/of creditcard verlopen via Buckaroo Payment Service Provider. Buckaroo verwerkt de betaling tussen ons donatieplatform en jouw bank of creditcard-aanbieder.
- Wij schakelen online marketingbureaus en/of mediabureaus in om je gerichte content te tonen op social media.
Jouw rechten
We gebruiken jouw gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen en/of om je schriftelijk, per email of telefonisch te informeren over onze activiteiten. Je kunt zonder kosten inzicht krijgen in jouw gegevens die door ons worden verwerkt. Je kunt je eigen gegevens aanpassen als ze onjuist zijn of laten verwijderen. Heb je het idee dat wij persoonsgegevens van jou onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kan je die verwerking laten beperken. Indien je dit wenst kan je eveneens inzage krijgen in je contact-, adres en bankgegevens. Je kan je gegevens ook opvragen in een machineleesbaar formaat (recht op dataportibaliteit) bijvoorbeeld omdat je deze wilt doorgeven aan een ander goed doel. Ook kun je bezwaar maken tegen het ontvangen van gerichte informatie over onze dienstverlening die we je per e-mail, telefoon, post en/of SMS toesturen.
Je rechten kun je uitoefenen door te mailen naar het e-mailadres: info@nierstichting.nl, te bellen naar het telefoonnummer: 035-6978000 of een brief te sturen aan: Nierstichting, Postbus 2020, 1400 DA Bussum.
Je mag ons ook vragen om je gegevens uit onze database te wissen. Realiseer je wel dat wij hier niet altijd gehoor aan mogen geven. Als je bijvoorbeeld donateur van ons bent geweest vereist de Belastingdienst dat wij overeenkomsten 7 jaar bewaren. Ook als je vraagt of wij je niet meer willen benaderen met marketing, moeten we jouw naam onthouden om je van onze toekomstige campagnes uit te kunnen sluiten. Als we geen gehoor kunnen geven aan jouw verzoek, verneem je van ons uiteraard de reden.
Indien je je hebt aangemeld voor onze digitale nieuwsbrief, dan bevat iedere nieuwsbrief een link waarmee je je kunt afmelden.
Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij je ook graag als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen?
Voor vragen over onze privacy statement kun je contact opnemen met onze Privacy Officer:
- E-mail: privacy@nierstichting.nl
- Telefoonnummer: 035-6978000
- Postadres: Privacy Officer Nierstichting, Postbus 2020, 1400 DA Bussum
De Nierstichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy statement. Wij raden je aan dit Privacy statement regelmatig te raadplegen, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte blijft.
Versie: 13 december 2022