Vuistregels voor het tellen en afstorten
De collectant
De collectant levert de collectebus verzegeld in bij de wijk- of collectecoördinator volgens de instructie die hij of zij bij de uitgifte heeft ontvangen. Bij een lijstcollecte moet het totaalbedrag op de intekenlijst kloppen met de afdracht. Als dit niet klopt, wordt de collectant om een verklaring gevraagd. Afhankelijk hiervan wordt bepaald of en welke actie noodzakelijk is. De collectecoördinator maakt hiervan altijd melding bij de regiomanager.
De collecte- of wijkcoördinator
De collecte- of wijkcoördinator noteert de uitgifte van collectebussen of intekenlijsten op de adressenlijst van de collectanten. Ook wordt de opbrengst vermeld. De collectant tekent voor ontvangst. Als de verzegelde collectebus of intekenlijst door de collectant wordt ingeleverd, wordt dit eveneens op de adressenlijst aangetekend.
Telinstructie
Het verbreken van de verzegeling van de collectebus en het tellen van de collecteopbrengst dient altijd in aanwezigheid van twee personen te gebeuren. Bij voorkeur zijn dit de wijk- of collectecoördinator en de collectant. Het bedrag wordt op de adressenlijst en/of tellijst vermeld en voor akkoord geparafeerd door de collectant. Soms worden de collectebussen centraal bij de bank geopend en met een telmachine geteld. Ook dan moeten altijd twee personen van het collectecomité aanwezig zijn. De transactiebon van de telmachine dient dan als tellijst voor de administratie van de collectecoördinator.
De wijkcoördinator
Zodra er per collectant is geteld, verzamelt de wijkcoördinator de opbrengst in één collectebus en verzegelt deze opnieuw. Vervolgens wordt de verzegelde bus afgedragen aan de collectecoördinator of bij de bank met vermelding van de opbrengst op de Adressenlijst Collectanten en Opbrengst. Bij collecteren met intekenlijsten wordt géén collectebus gebruikt. Het totaalbedrag op de intekenlijst moet overeenkomen met de afdracht.
De collectecoördinator
De collectecoördinator is verantwoordelijk voor het afstorten van de opbrengst bij de bank. Dit gebeurt via een telmachine. Het gestorte bedrag wordt rechtstreeks overgemaakt naar het bankrekeningnummer van de Nierstichting in Bussum, indien mogelijk onder vermelding van de numerieke code (het nummer van de afrekenstaat).
Afrekenstaat/verantwoording
De collectecoördinator ontvangt van de Nierstichting informatie over de afronding van de collecte. De coördinator vult digitaal op Collecteweb de afrekenstaat in. Hierop wordt aangegeven wat de bruto-opbrengst van de collecte is, eventuele kosten zijn in mindering gebracht en het nettobedrag wordt gestort. De transactiebon dient als bewijsstuk*. De afrekenstaat wordt zo snel mogelijk - uiterlijk vóór half oktober - ingediend. De originele transactiebon, het overzicht 'gemaakte kosten' en eventuele (kassa)bonnen dienen bewaart te worden bij de eigen collecteadministratie. Eventueel kan de afrekenstaat samen met de bewijsstukken ook per post aan de Nierstichting verzonden worden. In dat geval dienen de kopieën hiervan bewaard te worden. Als de collectecoördinator de afrekenstaat niet binnen de vereiste termijn kan indienen, informeert hij of zij de afdeling Service & Administratie (collecte@nierstichting.nl / 035 697 8050) hierover.
Bewaartermijn
*Alle bewijsstukken dienen minimaal tot het begin van de volgende collecte bewaard te worden in de collecteadministratie van de collectecoördinator.