Afrekenstaat invoeren

Nadat er gestort is, is het belangrijk dat je de Afrekenstaat in Collecteweb invult. Deze kan worden ingevuld bij het menu-item 'Afrekenstaten'. Zie hiervoor de donkerblauwe menubalk aan de linkerkant. Een video over de het invoeren van de afrekenstaat vind je hier.

• Wanneer je het menu item 'Afrekenstaten' aanklikt, staat er in de meeste gevallen de melding: 'Ojee...Er zijn geen gegevens die voldoen aan de zoekopdracht.' Dit is omdat in het filter van Collecteweb (het vergrootglas) wordt gezocht naar alles van het huidige collectejaar. Aangezien er nog geen afdracht is geregistreerd dit jaar wordt er niets gevonden. Door middel van het plus-teken (+) rechtsboven start je een nieuwe afrekenstaat.
• Iedere storting wordt uitgevoerd door twee personen. Bij de eerste ondertekenaar kies je jouw eigen naam (rest wordt automatisch ingevuld). Bij de tweede ondertekenaar staan een aantal namen voorgeselecteerd. Het kan voorkomen dat de tweede ondertekenaar geen collectevrijwilliger is en niet in de voorselectie staat. In dat geval vul je handmatig de gegevens in van de medestorter/ondertekenaar.
  Onze accountant voert hierop een strikte controle.
• Bij de opmerkingen vul je in:
  • Muntgeld: plaats storting, datum storting (incl. tijd), bedrag en machinenummer (zie transactiebon)
  • Briefgeld: plaats storting, datum storting, sealbagnummer (start met AAS) en bedrag (zie transactiebon)
  • Informatie over storingen zoals 'bonnetje kwam er niet uit' of 'apparaat liep vast'.

Er is in de afrekenstaat een mogelijkheid om bijlagen te uploaden. Dit mag gewoon een foto zijn die je maakt met je telefoon, van bijvoorbeeld de transactiebon. Dit is niet verplicht, maar wel een grote hulp voor onze verwerking.